Cuál es el mejor método para crear un presupuesto de comunicación

Cuál es el mejor método para crear un presupuesto de comunicación

Hoy ha venido un cliente nuevo y quiere que le ayudes a mejorar su plan de comunicación.

Habláis y quedas en que tienes que mandarle el presupuesto. Entonces, viene lo bueno…

Crear un presupuesto adecuado para un plan de comunicación no es sencillo. Con este documento buscas que tus clientes se acerquen a sus objetivos de ventas. Pero ¿cuál es el mejor método para hacer un presupuesto de comunicación? ¿Cómo debe ser el presupuesto óptimo para tus clientes? ¿Lo verán caro o barato?

En primer lugar, un buen presupuesto de comunicación debe ser claro, conciso, real y muy flexible (por si te toca un cliente tiquismiquis y tienes que hacer algunos cambios). Y, además, debe estar programado con datos y con objetivos numéricos concretos y realistas.

 

9 preguntas a las que debes responder para establecer tu presupuesto de comunicación.

Las principales cuestiones que tienes que responder un presupuesto de comunicación son:

  1. ¿Cuáles son los objetivos estratégicos de tu cliente para el próximo año?

Pregúntale y en base a eso, empezaremos a crear el presupuesto

  1. ¿Cuántos de ellos se pueden conseguir en términos realistas?

Seguro que suena muy bien todo lo que quiere conseguir tu cliente, pero debemos ser realistas y descartar opciones que no están a nuestro alcance.

  1. ¿Quién es su público objetivo?

¿A qué se dedica? ¿Qué piensa? ¿qué le gusta?

  1. ¿Cuáles son los mejores canales de comunicación para llegar a ellos?

Twitter, Instagram stories, Facebook, marketing offline, landing page etc… Piénsalo bien.

  1. ¿Cuál es su nivel de lealtad con la marca?

¿Están fidelizados o compran una vez y se olvidan del producto o servicio?  Compran a la competencia.

  1. ¿Es muy difícil llegar a ese público objetivo?
  2. ¿Cómo lograr hacer el seguimiento de sus acciones y reacciones?

Piensa en herramientas para seguir sus reacciones y acciones. En Instagram, por ejemplo, puedes ver dónde y a qué le han dado “me gusta”, a quien siguen etc…

  1. ¿La marca opera en un entorno competitivo con muchas marcas que luchan por la misma cuota de mercado?

Cuanto más competitivo sea, más presión y por tanto el presupuesto deberá ser mayor.

  1. ¿Qué hace la competencia?

Sigue de cerca las acciones de la competencia. ¿Ofrecen algún servicio extra?

 

Métodos para hacer presupuestos de comunicación

Aquí te explico 4 métodos para que tengas en cuenta y te ayuden a preparar un presupuesto irresistible para tu potencial cliente.

1.- El porcentaje de ingresos

Para fijar un presupuesto para el plan de contenidos hay que tener en cuenta el porcentaje del margen bruto, es decir, aquello que se designa al presupuesto y que forma parte de los costes de la agencia de comunicación.

Muchas empresas fijan sus presupuestos de marketing mediante la asignación de entre el 1% y el 10% de sus ingresos en relación con las ventas. Este método supone una relación directa entre la generación de ingresos y la comercialización.

Por ejemplo, el lanzamiento de una nueva marca, por lo general, requiere de inicio de importantes recursos de marketing, mientras que los ingresos que genera son casi nulos o cero…

En estos casos, debes tener muy claro que las inversiones en los primeros 2 años (hasta que la nueva marca se consolide bien en el mercado) serán mayores que los retornos.

 

2.- Presupuesto proyectado para ese año

Este es uno de los métodos más usados por pequeñas y medianas agencias para hacer presupuestos de comunicación.

Si tu Agencia tiene menos de 10 trabajadores, te recomendado que lo uses.

Para conocer el presupuesto de un año es necesario establecer el pronóstico de ventas. Sí, deberás sacar a flote tus habilidades con Excel y estadística para hacer un análisis estimado de las ventas.

Pese a que suene un poco peligroso y con muchos riesgos (ya que son estimaciones) es uno de los más seguidos y utilizados en España.

3.- Fíjate en tu competencia

Definir el presupuesto de una agencia fijándose en la competencia es otro de los métodos para hacer presupuestos de comunicación.

Trata de decidir una estrategia con un presupuesto inferior en el área de contenidos en comparación con los competidores más cercanos, para competir en precio y ganarte a ese cliente.

O bien una estrategia para decidir un presupuesto superior a tus competidores con el objetivo de conseguir una mayor notoriedad de la marca y no quedarte “corto”

Si te das cuenta, todos los métodos para hacer presupuestos de comunicación pasan por investigar. Lograr averiguar cuánto están invirtiendo tus competidores y si lo que hacen pueden darte ideas para crear tu presupuesto.

Se trata de invertir.

En el momento que consideres que estás “malgastando” tu presupuesto…para y vuelve a plantearte lo que estás haciendo, porque lo más seguro es que estés echando el dinero en un saco roto. Todo debe mostrarse como una inversión. El retorno debe ser una ganancia y además debe ser rentable para tu empresa.

 Si quieres conseguir hacer presupuestos de comunicación y que los acepten sin rechistar, Observa, Investiga, Analiza, Planifica y luego Ejecuta.

El marketing no es tan sólo publicidad sino una mezcla estratégica entre diferentes herramientas, que van desde el precio, el producto o la distribución hasta la promoción, incluida la publicidad y los canales que nos permiten acceder a nuestro público objetivo.

4.- Divide el presupuesto entre las diferentes partidas de tu departamento

Si ya te han informado de cuál va a ser tu presupuesto anual, ahora lo que toca es dividirlo entre las diferentes partidas que puede tener tu departamento. Forma parte de los métodos para hacer presupuestos de comunicación.

Alguna de estas partidas son:

1.- Publicidad, Comunicación y Marketing:

  • Contratación de publicidad.
  • Producción de material audiovisual.
  • Impresión de materiales promocionales.
  • Acciones de marketing directo.
  • Inversiones en puntos de venta.

2.- Ferias y eventos

  • Contratación de espacios y materiales de exposición.
  • Acciones de promoción durante los eventos.

3.- Content Marketing

Tu público, las empresas y los medios están inmersos en un modelo de consumo de contenidos de calidad y de valor, tanto en internet (web, blog, redes sociales) como en medios tradicionales (prensa, revistas, radio, televisión).

Esta partida es muy relevante de cara a la captación de atención e interés de tu público para promover las acciones que necesites.

4.- Relaciones comerciales y públicas

No sólo basta con hacer y producir. ¡Ábrete al Mundo! Date a conocer entre tu público objetivo a través de los medios de comunicación, acciones de RSC, etc.

5.- I+D+i

Innovar, probar, pensar, investigar, improvisar. Hacer cosas diferentes y ser original.

6.- Consultoría de comunicación

La asesoría y servicio de estrategia y creatividad es esencial para el desarrollo a corto, medio y largo plazo de todas estas partidas.

7.- Imprevistos

¡Importante! Es imposible controlar cada céntimo invertido ya que siempre hay ciertos desvíos en las facturas finales u oportunidades que no hay que dejar pasar. Por eso debes tenerlos en muy cuenta.

En definitiva, usar algunos de estos métodos para crear un buen presupuesto presenta muchas ventajas.

 

Ventajas de los métodos para hacer presupuestos de comunicación

Si tu presupuesto es bueno….

  • Minimizas el riesgo en las operaciones de la agencia al evitar la toma de decisiones “por impulso”. Has observado, analizado y estimado.
  • Maximizas la eficacia de las acciones, al partir de un guion previo se evita que cosas importantes se dejen sin hacer por falta de dinero o por asignación de este a otros recursos.
  • Mantienes el plan de operaciones en los límites adecuados para la organización.
  • Cuantificas en términos financieros los diversos componentes del plan de acción.
  • Las partidas del presupuesto mencionadas en el método 4, sirven como guías durante la ejecución de los diferentes programas, y sirven como modelo de comparación una vez que se hayan completado.
  • Los presupuestos sirven como mecanismos de relación entre departamentos y verticalmente entre ejecutivos de diferentes niveles. Las estimaciones presupuestarias sirven como mecanismos de análisis y comparación.

 

Como podrás ver, la confección del presupuesto va paralela a la confección del plan de contenidos del año. Es la forma más eficaz de sacarle el máximo partido a las inversiones.

En muchas agencias primero se asigna el presupuesto y luego se reparte en partidas con lo que te encuentras con “cosas que habría que hacer pero que no disponen de presupuesto”, ¿Te suena lo que estoy diciendo?

Entonces aplica alguno de los métodos mencionados arriba y ¡mejora el ratio de aceptación de tus presupuestos sin contratiempos!